Rýchlejšie a jednoduchšie vyhľadávanie dokumentácie

V prípade, že máte vedenú dokumentáciu iba v listinnej podobe, musíte každého pacienta dohľadávať v kartotéke. A vyhľadávanie je oproti elektronickej verzii zdĺhavejšie. Predstavme si to na príklade. V kartotéke potrebujete vyhľadať meno Jan Svoboda. Vyhľadávanie začnete najprv podľa priezviska, ak narazíte na rovnaké priezvisko u iného pacienta, pokračujete v hľadaní podľa krstného mena, prípadne potom podľa rodného čísla. V prípade, že je kartotéka preplnená, je takéto vyhľadávanie pomerne veľkou záťažou na ruky. Nehovoriac o rôznej výške kartotéky, to je potom tréning pre celé telo. Vyhľadať týmto spôsobom všetky karty pacientov na daný deň sa celkom natiahne. A ruku na srdce, fyzioterapeut takúto rozcvičku nepotrebuje, počas svojej praxe má pohybu viac než dosť a ruky by si mal skôr šetriť. V elektronicky vedenej dokumentácii však tieto problémy odpadajú. Vyhľadávanie je veľmi rýchle, intuitívne a počas niekoľkých sekúnd už máte k dispozícii potrebnú kartu pacienta. Ak má pacient príliš bežné meno, napr. ako je uvedené vyššie, alebo naopak netradičné a komplikované, stačí pri elektronickom vyhľadávaní zadať jeho rodné číslo alebo telefónne číslo a kartu pacienta sa vám okamžite zobrazí.

Lepšie zabezpečenie proti strate dát

Keď je zdravotnícka dokumentácia vedená v listinnej podobe, hrozí strata alebo znehodnotenie kariet pacienta. Strata môže byť spôsobená aj vonkajšími vplyvmi, napr. požiarom, záplavami alebo krádežou. O tom, že stratou vzniká veľký problém, ani nemusí byť reč, navyše v poslednom uvedenom prípade sa navyše jedná o únik osobných dát pacientov a hrozí ich zneužitie. Znehodnotenie kartotéky môže byť spôsobené aj obyčajným poliatiem nejakou tekutinou, text sa rozmaže a je zle čitateľný až nečitateľný. Takéto nedostatky vie elektronicky vedená dokumentácia riešiť oveľa efektívnejšie a zároveň dokáže dáta lepšie chrániť. Mohli by ste namietnuť, že pri živelných katastrofách môže dôjsť k zničeniu počítača alebo iného úložiska, kde sú dokumenty uložené, ale konkrétne vo Fyzione sú dáta chránené a uchovávané v našom systéme. Ak vám teda počítač z akýchkoľvek dôvodov doslúžil a už neplní svoju službu, môžete sa jednoducho do svojho účtu prihlásiť z iného zariadenia, a všetko máte opäť jednoducho dohľadateľné a nijako nepoškodené. V prípade vlámania a krádeže môže dotyčný odcudziť počítač aj s dátami. Väčšina používateľov má však prístup do svojho PC chránený prihlasovacími údajmi. Ak používate systém Fyzion, tiež k nemu potrebujete mať prístupové údaje, a tie prípadný zlodej nepozná. Vaše dáta sú tak pod heslami chránené. Toto je určite bezpečnejšie ako len uzamknuté karty v kartotéke.

Neoprávnené nahliadanie do kariet a únik citlivých dát

Do kariet smie nahliadať len pacient, ktorému spis patrí, alebo jeho zákonný zástupca, či osoba určená pacientom. Ďalej do kariet môže nahliadať bez súhlasu pacienta len zdravotný personál, ktorý náhľad potrebuje na výkon povolania a starostlivosť o pacienta. Do kariet teda iné osoby, ako sú vyššie uvedené, nahliadať nesmú. Čo si budeme hovoriť, stačí chvíľka nepozornosti, vzdialite sa z ordinácie a karty pacientov tak môžu byť ľahko zneužité. Alebo tiež môže nastať situácia, pri ktorej stačí, aby ste sa venovali pacientovi, zatiaľ čo jeho sprievod môže ľahko zhotoviť kópiu odfotografovaním karty iného pacienta. Aj takto môže dôjsť k úniku citlivých dát a ich zneužitiu. Ak budete mať záznamy o pacientoch uložené vo Fyzione, dotyčný, ktorý by chcel dáta zneužiť, k nim bude mať podstatne sťaženú cestu. Pri uspávaní počítača alebo odhlásení zo systému je totiž pre páchateľa obtiažnejšie sa k dátam dostať.

Čitateľná dokumentácia

Podľa zákona o vedení zdravotníckej dokumentácie je jednou z podmienok čitateľné vedenie dokumentácie. Ak tomu tak nie je a kontrola zistí nedostatok v čitateľnosti záznamu, môžu vám dokonca hroziť tresty, v lepšom prípade len prepis dokumentácie pacienta, v horšom prípade finančný postih. Okrem postihu pri kontrole je zle čitateľná dokumentácia nevýhodná vtedy, ak sa o jedného pacienta strieda viac terapeutov. Každý fyzioterapeut má iné písmo, niektorí doslova “škrabú” a zápis po nich nemožno takmer prečítať. Keď sa teda potrebujete dozvedieť, aké kroky s pacientom váš kolega učinil, ako s ním pracoval, nezostáva vám nič iné než si informácie spätne dohľadať. Buď sa musíte opýtať priamo pacienta alebo sa obrátiť na kolegu. V oboch prípadoch sa ale môže stať, že si ani jeden nebude istý v tom, ako a čo spolu cvičili. Terapeut má viac pacientov a logicky si nemôže pamätať každého. A bežne si ani pacienti presne nepamätajú, čo s nimi terapeuti robia alebo aké konkrétne cviky pri terapii zaraďujú. Navyše rôzne opravy a dopĺňanie záznamu sa majú vykonávať novým zápisom, ktorý musí byť označený aktuálnym dátumom. V zázname by sa nemalo škrtatť tak, aby bol pôvodný text nečitateľný. Potrebujete-li text škrtnúť, mali by ste to vykonať jedným ťahom, aby bolo stále možné ho prečítať. V doplnení alebo oprave zápisu vo zdravotníckej dokumentácii na žiadosť pacienta sa uvádza dátum, čas vykonania zápisu a poznámka, že sa jedná o opravu alebo doplnenie na žiadosť pacienta. Zápis sa opatruje podpisom pacienta a terapeuta, ktorý opravu či doplnenie vykonal.