Szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie dokumentacji

W przypadku, gdy posiadasz dokumentację tylko w formie papierowej, musisz wyszukiwać każdego pacjenta w kartotece. A wyszukiwanie jest w porównaniu do wersji elektronicznej bardziej czasochłonne. Przykładowo musisz w kartotece wyszukać imię Jan Śwoboda. Wyszukiwanie zaczynasz najpierw według nazwiska, jeśli natrafisz na to samo nazwisko u innego pacjenta, kontynuujesz wyszukiwanie według imienia, ewentualnie według numeru PESEL. W przypadku, gdy kartoteka jest przepełniona, takie wyszukiwanie staje się dość dużym obciążeniem dla rąk. Nie mówiąc już o różnej wysokości kartoteki, to jest trening dla całego ciała. Wyszukanie w ten sposób wszystkich kart pacjentów na dany dzień może zająć sporo czasu. A szczerze mówiąc, fizjoterapeuta nie potrzebuje takiego rozgrzewki, w trakcie swojej praktyki ma dość ruchu, a ręce raczej powinny być oszczędzane. W elektronicznej dokumentacji te problemy znikają. Wyszukiwanie jest bardzo szybkie, intuicyjne i w ciągu kilku sekund masz już do dyspozycji potrzebną kartę pacjenta. Jeśli pacjent ma zbyt popularne imię, np. jak opisano powyżej, lub przeciwnie - nietypowe i skomplikowane, wystarczy w trakcie elektronicznego wyszukiwania wpisać jego numer PESEL lub numer telefonu, a karta pacjenta natychmiast się wyświetli.

Lepsze zabezpieczenia przeciwko utracie danych

Gdy dokumentacja medyczna jest prowadzona w formie papierowej, istnieje ryzyko utraty lub zniszczenia kart pacjenta. Utrata może być spowodowana także czynnikami zewnętrznymi, np. pożarem, powodzią lub kradzieżą. O tym, że utrata może stać się wielkim problemem, nie trzeba nawet wspominać, a ponadto w ostatnim z wymienionych przypadków dochodzi do wycieku danych osobowych pacjentów i ryzykuje ich nadużyciem. Zniszczenie kartoteki może być spowodowane także przypadkowym zalaniem jakimś płynem, tekst się rozmaże i staje się trudny do odczytania lub wręcz nieczytelny. Takie niedociągnięcia potrafi rozwiązać elektronicznie prowadzona dokumentacja znacznie skuteczniej i lepiej chroni dane. Możliwe, że można by argumentować, że podczas katastrof naturalnych komputer lub inne miejsce przechowywania, gdzie przechowywane są dokumenty, może zostać zniszczone, ale w przypadku Fyzion dane są chronione i przechowywane w naszym systemie. Dlatego jeśli komputer z jakiegokolwiek powodu przestaje działać i nie spełnia swojej funkcji, możesz po prostu zalogować się na swoje konto z innego urządzenia i wszystko masz znowu łatwo dostępne i nieuszkodzone. W przypadku włamania i kradzieży złodziej może ukraść komputer wraz z danymi. Większość użytkowników ma jednak dostęp do swojego PC chroniony danymi logowania. Jeśli używasz systemu Fyzion, również potrzebujesz danych do logowania, a złodziej ich nie zna. Twoje dane są zatem chronione hasłami. To z pewnością jest bezpieczniejsze niż jedynie zamknięte karty w kartotece.

Nielegalne wglądy do kart i wycieki wrażliwych danych

Tylko pacjent, do którego należy dokumentacja, lub jego ustawowy przedstawiciel, czy osoba wyznaczona przez pacjenta, mają prawo do wglądu w karty. Ponadto tylko personel medyczny, który potrzebuje wglądu do wykonywania zawodu i opieki nad pacjentem, może mieć dostęp do kart bez zgody pacjenta. Inne osoby, niż te wymienione powyżej, nie mają prawa do wglądu w karty. Co tu dużo mówić, wystarczy chwila nieuwagi, oddalisz się od gabinetu, a karty pacjentów mogą zostać łatwo nadużyte. Może również wystąpić sytuacja, w której wystarczy, abyś zajmował się pacjentem, podczas gdy jego towarzyszący może łatwo wykonać zdjęcie innego pacjenta. Tak również może dojść do wycieku wrażliwych danych i ich nadużycia. Jeśli będziesz mieć zapisy pacjentów przechowywane w Fyzionie, temu, kto chciałby nadużyć danych, będzie znacznie trudniej przejść. W przypadku uśpienia komputera lub wylogowania się z systemu, sprawcy trudniej dostać się do danych.

Czytelna dokumentacja

Zgodnie z ustawą o prowadzeniu dokumentacji medycznej jednym z warunków jest czytelne prowadzenie dokumentacji. Jeżeli tak nie jest, a kontrola stwierdzi brak czytelności zapisu, mogą ci nawet grozić kary, w lepszym przypadku przepisanie dokumentacji pacjenta, a w gorszym przypadku kara finansowa. Poza karą w przypadku kontroli źle czytelna dokumentacja jest niekorzystna, jeśli o jednego pacjenta zajmuje się kilku terapeutów. Każdy fizjoterapeuta ma inny styl pisania, niektórzy dosłownie „bazgrzą”, a zapis po nich jest niemal nieczytelny. Gdy więc musisz dowiedzieć się, jakie kroki podjął twój kolega z pacjentem, nie pozostaje ci nic innego, jak tylko poszukać informacji. Możesz zapytać pacjenta lub zwrócić się do kolegi. W obu przypadkach może się jednak zdarzyć, że nikt z was nie będzie pewien, jak i co robili podczas terapii. Terapeuta ma więcej pacjentów i logicznie nie może pamiętać każdego. A często pacjenci również nie pamiętają dokładnie, co z nimi terapeuci robią ani jakie konkretne ćwiczenia wykonują w trakcie terapii. Ponadto różne poprawki i uzupełnienia zapisu powinny być dokonywane nowym wpisem, który musi zawierać aktualną datę. W zapisie nie należy skreślać tak, aby pierwotny tekst stał się nieczytelny. Jeśli potrzebujesz skreślić tekst, powinieneś to zrobić jednolitym ruchem, aby nadal był czytelny. W przypadku uzupełnienia lub poprawy zapisu w dokumentacji medycznej na prośbę pacjenta powinno być podane data i czas wykonania zapisu oraz uwaga, że dotyczy to poprawy lub uzupełnienia na prośbę pacjenta. Zapis powinien być opatrywany podpisem pacjenta oraz terapeuty, który dokonał poprawy lub uzupełnienia.