MINT terapia działa od piątego roku i dziś tworzy ją zespół 17 fizjoterapeutów. Skupia się na szerokim spektrum pacjentów – od niemowląt po seniorów, ze specjalizacją w fizjoterapii uroginekologicznej i terapii dna miednicy.

Stan wyjściowy: rozproszone narzędzia i 20 godzin papierkowej roboty tygodniowo

Przed wdrożeniem Fyzionu klinika korzystała z systemu rezerwacji, który nie był przeznaczony dla branży medycznej. To prowadziło do konieczności równoległego używania dodatkowego oprogramowania do dokumentacji, fakturowania, arkuszy współdzielonych i dokumentów.

• Liczba narzędzi: 3 – 5 różnych aplikacji

• Obciążenie czasowe: Administracja zajmowała co najmniej 20 godzin tygodniowo.

• Główny problem: Nieefektywność procesów i duże obciążenie dla recepcji oraz fizjoterapeutek.

Powód zmiany: ujednolicić działalność i odciążyć zespół

Głównym celem było usprawnienie pracy kliniki i ujednolicenie narzędzi tak, aby cały „cykl życia” pacjenta przebiegał w jednym środowisku. O Fyzionie klinika dowiedziała się za pośrednictwem mediów społecznościowych i organizacji zawodowej Unify.

„Chcieliśmy ułatwić pracę koleżankom na recepcji i naszym fizjoterapeutkom, aby nie musiały korzystać z 3–5 narzędzi, a najlepiej tylko z jednego.”

Przejście na nowy system

Przejście na nowe oprogramowanie w większej klinice nigdy nie jest kwestią jednego kliknięcia. W tym przypadku był to proces, w którym trzeba było dostosować istniejące procesy do systemu, a niektóre funkcje doprogramować na miarę skali kliniki.

Kluczowym czynnikiem sukcesu było wsparcie klienta Fyzionu, które podczas dni przejściowych było stale dostępne i szybko reagowało na specyficzne wymagania. Obawy co do tego, jak system przyjmą sami terapeuci, nie sprawdziły się – oswoili się z nim doskonale.

Rezultaty w praktyce

Fyzion teraz w klinice obejmuje kompletny proces:

1. Rezerwacje online i strefa klienta: Klienci sami zarządzają swoimi terminami.

2. Automatyzacja: Przypomnienia i powiadomienia SMS eliminują przestoje.

3. Dokumentacja i płatności: Kartoteka, potwierdzenia płatności i ewidencja subskrypcji są w jednym miejscu.

Kluczowe korzyści

• Oszczędność czasu: 1–2 godziny dziennie czystego czasu.

• Uproszczenie księgowości: Znacznie łatwiejsze materiały dla księgowej dzięki ewidencji płatności.

• Doświadczenie użytkownika: Ogólna satysfakcja pacjentów z nowoczesnego sposobu umawiania wizyt.

Na zakończenie

Według kierownictwa kliniki dokumentacja elektroniczna jest jedyną drogą dla placówki z rozbudowaną bazą klientów, która chce pracować z danymi i statystykami. Fyzion ocenia jako prosty i intuicyjny narzędzie.

„Przejście na cyfrową dokumentację jest niezbędnym krokiem dla każdego, kto chce utrzymać porządek w rosnącej bazie pacjentów i czerpać z danych przydatne statystyki. Jeśli macie zespół, który potrzebuje skutecznie dzielić się informacjami, oraz recepcję, która ma być prawdziwym wsparciem dla pacjentów i terapeutów, rozwiązanie elektroniczne jest właściwą drogą.”