Początkowo, kiedy opuszczamy pracę i zakładamy własną praktykę, hipnotyzujemy telefon i w ogóle nie przeszkadza nam odbieranie nieznanych numerów, ponieważ każdy nieznany numer telefonu może oznaczać nowego klienta, ewentualnie znajomego od przyjaciela, który potrzebuje pomocy lub po prostu potencjalnego przyszłego klienta.

Postawmy sprawę jasno, każde nieznane numer jest na początku równoznaczne z możliwością zarobku.

Przy rezerwacji online odpada dylemat, kiedy jest dobry czas na telefon

Pierwsza modelowa sytuacja, która może postawić klienta w nieprzyjemnej sytuacji, to telefoniczne zamówienie wizyty u terapeuty. Niektórzy pacjenci są na tyle empatyczni, że rozumieją, gdy w trakcie swojej pracy nie nadążasz odbierać telefonu, jeśli nie masz asystentki, która by przejęła rozmowy za ciebie. Tacy pacjenci nie chcą przeszkadzać fizjoterapeucie w pracy. Mogą być niepewni, czy lepiej dzwonić w godzinach, kiedy przyjmujesz, czy raczej poza godzinami przyjęć, co jednak może zakłócać wolny czas terapeuty.

Jeśli pacjent jest uzależniony od rezerwacji tylko za pomocą telefonu, nie ma wykluczone, że nie uda mu się połączyć ze swoim terapeutą w ciągu dnia. I tak przez cały dzień sięga po telefon. „W praktyce zdarza się, że pacjent dzwoni w momencie, gdy w moim gabinecie zmieniają się klienci. Naturalnie mam bardzo mało czasu, aby zająć się zamówieniem. Szybko więc proponuję najbliższe możliwe terminy, które jednak mogą nie odpowiadać klientowi. Ale ponieważ nie chce mnie dalszym procesem zajmować, wybiera jeden z terminów, potem odkrywa, że naprawdę mu nie odpowiada i woli go później odwołać. Wyjątkiem są pacjenci, którzy aktualnie cierpią na jakiś ból, w takich przypadkach klienci zazwyczaj znajdują czas w każdej chwili,” przybliża swoje doświadczenia fizjoterapeutka Jana Truhlářová.

Kolejną komplikacją przy braku możliwości rezerwacji online jest odwołanie terapii. Ci odpowiedzialni znów będą próbowali się z tobą skontaktować. Gdy im się to nie udaje, ponieważ masz w ciągu dnia dużo pracy, a na nieodebrane rozmowy nie masz czasu oddzwonić, może się zdarzyć, że pacjent po prostu się nie pojawi w ustalonym terminie. A wtedy, mimo że ci klienci starali się, zajmują w kalendarzu miejsce dla innego pacjenta. Gdy później pacjent musi się przeorganizować, wpada w ten sam krąg nieustannego telefonowania.

Rezerwacja online oszczędza czas zarówno pacjentowi, jak i fizjoterapeucie

Gdy masz dostępny system rezerwacji online, wszystkie te problemy znikają. Kiedy tylko pacjent przypomni sobie, że musi umówić się na fizjoterapię, zagląda do twojego systemu rezerwacji, w spokoju przegląda wszystkie dostępne terminy i wybiera ten, który najbardziej mu odpowiada. Rezerwacje online zmniejszają zarówno ryzyko, że klient nie pojawi się w ustalonym terminie, jak i że wybierze niewłaściwy termin tylko ze względu na presję czasową. Naprawdę dużą zaletą jest to, że pacjent może się umówić naprawdę w każdej chwili, niezależnie od pory dnia, twoich wakacji czy weekendów i dni świątecznych. Nie jest rzadkością, że twój kalendarz pęka w szwach i masz wiele terminów zarezerwowanych z wyprzedzeniem. Jeśli pacjent chce przyjść wcześniej, niż system proponuje, może do rezerwacji dodać notatkę, że jeśli tylko będzie to możliwe, chętnie skorzysta z wcześniejszego terminu wizyty. Ty przeczytasz tę notatkę i po prostu dodasz klienta na listę oczekujących.

Dzięki wypełnionym danym już masz e-mail do pacjenta, przez który możesz odpowiedzieć, że dodałeś go do listy, a gdy tylko zwolni się miejsce wcześniej, powiadomisz go.

Nie ma potrzeby bardziej omawiać, że takie online odwołanie wizyty u fizjoterapeuty to kolejna zaleta. Klient, który potrzebuje odwołać swój termin, po prostu otwiera link, odwołuje terapię i nie musi się martwić o nic więcej.